Manajemen Sumber Daya Manusia ANALISIS KEBUTUHAN KARYAWAN

Baca Juga

Makalah Manajemen Sumber Daya ManusiaANALISIS KEBUTUHAN KARYAWAN
KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT karena dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya lah kami dapat menyelesaikan makalah Manajamen Sumber Daya Manusia  yang berjudul Analisis Kebutuhan Karyawan.

Saya sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai Analisis Kebutuhan Karyawan. Saya juga menyadari sepenuhnya bahwa terdapat kekurangan-kekurangan dan jauh dari apa yang diharapkan.

Semoga makalah ini dapat dipahami dan sekiranya makalah yang telah disusun ini dapat berguna bagi pembaca. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan memohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan dimasa depan.

Makassar,  Januari 2018

Penyusun

BAB I

PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG

Sumber Daya Manusia (SDM) adalah faktor sentral dalam suatu organisasi. Organisasi merupakan wahana untuk mencapai tujuan. Agar supaya pencapaian tujuan dapat dilaksanakan dengan baik, diperlukan fungsi-fungsi. Pengertian fungsi adalah tugas –tugas yang dapat dengan segera dibedakan dengan tugas-tugas lain.

Sebagai pelaksana fungsi-fungsi tersebut, diperlukan personalia-personalia, yang diberi wewenang, tanggung-jawab, dan pertanggung-jawaban. Wewenang, tanggung-jawab dan pertanggung-jawaban tersebut merupakan motor dan katalisator, pelaksanaan tugas  yang diberikan kepada setiap pelaksana di dalam organisasi.

Oleh karena itu, pelaksana dituntut untuk mampu melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. Sehingga dengan demikian, perlu dicari pelaksana-pelaksana yang benar-benar baik, dalam arti bersedia menyumbangkan tenaganya kepada setiap usaha pencapaian tujuan itu.

2. TUJUAN

Adapun tujuan dibuatnya makalah ini adalah:

1.      Mengetahui pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

2.      Mengetahui kebutuhan karyawan

BAB II

PEMBAHASAN

1. Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia (MSDM) menurut Rivai dan Sagala (2009), merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang meliputi segisegi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian. Proses ini   terdapat dalam fungsi atau bidang produksi, pemasaran, keuangan, maupun kepegawaian. Berbagai pengalaman dan hasil penelitian dalam bidang SDM dikumpulkan secara sistematis dalam suatu manajemen sumber daya manusia. Istilah “manajemen” memiliki arti sebagai kumpulan pengetahuan tentang bagaimana seharusnya mengelola sumber daya manusia. Karyawan dalam manajemen sumber daya manusia merupakan kekayaan (asset) utama perusahaan atau organisasi, sehingga harus dipelihara dengan baik.

Faktor yang menjadi perhatian dalam manajemen sumber daya manusia adalah manusia itu sendiri. Manajemen sebagai ilmu dan seni untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain. Artinya, tujuan dapat dicapai bila dilakukan oleh satu orang atau lebih. Sementara itu, manajemen sumber daya manusia sebagai suatu bidang manajemen yang khusus mempelajari hubungan dan peranan manusia dalam suatu perusahaan. Unsur dalam manajemen adalah tenaga kerja pada suatu perusahaan. Saat ini banyak perusahaan yang menyadari bahwa sumber daya manusia merupakan masalah perusahaan yang paling penting. Hal ini dikarenakan melalui sumber daya manusia, sumber daya yang lain dalam perusahaan dapat berfungsi atau dijalankan. Selain itu, sumber daya manusia dapat menciptakan efisiensi dan efektivitas perusahaan.

Sedangkan Sofyandi (2003: 6) mengemukakan manajemen sumber daya manusiadidefinisikan sebagai suatu strategi dalam menerapkan fungsi-fungsi manajemen yaitu planning, organizing, leading & controling, dalam setiap aktivitas/fungsi operasional SDM mulai dari proses penarikan, seleksi, pelatihan dan pengembangan, penempatan yang meliputi promosi, demosi, & transfer, penilaian kinerja, pemberian kompensasi, hubungan industrial, hingga pemutusan hubungan kerja, yang ditujukan bagi peningkatan kontribusi produktif dari SDM organisasi terhadap pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif dan efisien.

2. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses pengambilankeputusan dalam menyewa dan menempatkan staf dalam perusahaan(Mangkuprawira, 2003). Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalammenyiapkan SDM yang berkompeten sesuai bidangnya sehingga efisiensi danefektifitas kerja dapat terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai.

Salah satu definisi klasik tentang perencanaan yaitu perencanaan padadasarnya merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akandilaksanakan di masa depan. Perencanaan SDM dengan demikian memiliki fokusperhatian pada langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen gunamenjamin tersedianya SDM yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan,jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat pula. Hal tersebutdilakukan dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah danakan ditetapkan (Rivai dan Sagala, 2009).Berdasarkan informasi dari analisis pekerjaan dan desainnya, makaperencanaan SDM perusahaan dalam hal permintaan dan persediaan karyawanatau tenaga kerja untuk masa yang akan datang dapat diramal secara sistematis.

Hal ini memungkinkan para manajer dan departemen SDM untukmengembangkan perencanaan penyusunan staf, didukung oleh strategi organisasiyang memberikan kesempatan untuk bertindak secara proaktif daripada reaktif(Rivai dan Sagala, 2009).Suatu perusahaan tanpa didukung karyawan yang sesuai baik segikuantitatif, kualitatif, strategi, operasional, dan fungsional maka perusahaan itutidak akan mampu mempertahankan keberadaan, mengembangkan, danmemajukannya di masa mendatang. Menurut Rivai (2006), ada beberapakeuntungan bagi perusahaan besar yang menggunakan perencanaan SDM, yaitu :

1. Integrasi yang strategis antara permintaan dan jumlah staf yang ada.
2. Pemanfaatan SDM yang tersedia secara efektif.
3. Persaingan SDM dan sasaran perusahaan masa depan secara tepat guna.
4. Hemat secara ekonomi dalam penerimaan para pegawai baru.
5. Memperluas informasi SDM sesuai dengan kegiatan SDM dan unitorganisasi lain.
6. Permintaan dalam jumlah besar pada pasar tenaga kerja lokal akanterpenuhi.
7. Koordinasi program SDM dan kebutuhan yang tersedia.

3. Analisis Pekerjaan

Suatu organisasi perlu menetapkan identifikasi atau uraian suatu pekerjaandan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaantersebut. Hal ini dilakukan sebelum seorang karyawan ditetapkan untukmelaksanakan suatu pekerjaan tertentu. Penetapan uraian dan pengetahuan sertaketerampilan suatu pekerjaan akan memberikan kejelasan dalam hal prosespelaksanaan pekerjaan dan juga bermanfaat dalam penentuan jumlah karyawan.

Analisis pekerjaan adalah prosedur yang dilalui untuk menentukantanggung jawab posisi-posisi dan karakteristik orang yang bekerja untuk posisitersebut (Dessler, 2004). Beberapa terminologi tentang analisis pekerjaan salahsatunya yaitu analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses menghimpun danmenyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugastugas,jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara operasional untukmewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan (Rivai, 2006).

Berdasarkan pengertian tentang analisis pekerjaan dapat diketahui bahwaanalisis pekerjaan tidak terlepas dari dua hal penting yaitu uraian pekerjaan danspesifikasi pekerjaan. Data yang dikumpulkan dari analisis pekerjaan dapatdigunakan untuk bermacam-macam tujuan salah satunya adalah untuk menulisdeskripsi dan spesifikasi pekerjaan.

1. Istilah-istilah dalam Analisis Pekerjaan

Menurut Moekijat (2008), analisis pekerjaan atau job analysis terdiriatas dua kata yaitu job dan analysis. Job diterjemahkan sebagai pekerjaan ataujabatan dan analysis berasal dari kata kerja bahasa Inggris yaitu to analyzeyang berarti memisahkan atau menguraikan pekerjaan ke dalam bagian-bagianatau unsur-unsur pekerjaan yang disebut tasks (tugas-tugas).Istilah-istilah yang berhubungan dengan pekerjaan atau job diantaranyaadalah element (unsur), dan task (tugas). Istilah-istilah dalam analisis pekerjaanperlu untuk dibedakan agar analisis pekerjaan dapat dibicarakan secara jelas(Moekijat, 2008).

1. Element (unsur)

Kesatuan paling kecil yang digunakan dalam kebanyakan analisispekerjaan atau suatu aspek khusus dari suatu tugas tertentu disebut unsur atauelemen. Contohnya adalah mengeluarkan kertas dari laci meja adalah unsurdari tugas mempersiapkan suatu kuliah.

2. Task (tugas)

Tugas dapat didefinisikan sebagai komponen dari suatu pekerjaan.Tugas dapat pula diartikan sebagai gabungan dari dua unsur (element) ataulebih sehingga menjadi suatu kegiatan yang lengkap. Misalnya tugas-tugasuntuk pekerjaan mengajarkan mata kuliah terdiri dari membuat ikhtisar matakuliah, mempersiapkan kuliah, dan menilai ujian.

Apa yang dibutuhkan para karyawan sehubungan dengan karir mereka? Sebuah studi tentang sekelompok karyawan mengungkapkan lima faktor , yaitu sebagai berikut.

1. Keadilan dalam Karir

Para karyawan menghendaki keadilan dalam sistem promosi dengan kesempatan sama untuk peningkatan karir.

2. Perhatian dengan Penyeliaan

Para karyawan menginginkan para penyelia mereka memainkan perannya secara aktif dalam pengembangan karir dan menyediakan umpan balik dengan teratur tentang kinerja.

3. Kesadaran tentang Kesempatan

Para karyawan menghendaki pcngetahuan tentang kesempatan untuk peningkatan karir.

4. Minat Pekerja

Para karyawan membutuhkan sejumlah informasi berbeda dan pada kenyataan; memiliki derajat minat yang berbeda dalam peningkatan karir yang tergantung pada beragam faktor.

5. Kepuasan Karir

Para karyawan, tergantung pada usia dan kedudukan mereka, memiliki kepuasan berbeda. Program karir yang efektif harus mempertimbangkan perbedaan persepsi keinginan para karyawan. Apa yang pekerja harapkan dari program karir dikembangkan; olch departemen SDM sesuai dengan ragam faktor usia, jenis kelamin, kedudukan pendidikan, dan faktor-faktor lainnya.

2. Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentangpekerjaan yang dilakukan oleh organisasi dan kemudian dianalisis untukberbagai keperluan. Penggunaan data dan informasi misalnya dapat dipakaiuntuk memperkirakan kebutuhan karyawan di berbagai lini (Rivai dan Sagala,2009).

Teknik-teknik yang dipilih untuk mengumpulkan informasi dalamanalisis jabatan sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor seperti waktu,biaya dan keakuratan informasi yang diperoleh. Berbagai teknik yang dapatdigunakan adalah wawancara, pandangan pejabat senior, kuesioner, catatanharian pegawai, observasi dan penggabungan berbagai teknik (Siagian, 2008).

1. Wawancara

Teknik wawancara merupakan teknik pengumpulan informasi yangpaling sering digunakan karena informasi yang didapatkan melalui teknik inidipandang cukup akurat. Ketepatan informasi dengan tingkat tinggidimungkinkan oleh tiga faktor. Pertama, karena pengumpul informasi memilikideskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan organisasi. Kedua, dalam tanyajawab antara pengumpul informasi dengan para pekerja selalu terbukakesempatan untuk menghilangkan perbedaan pemahaman tentang deskripsipekerjaan yang dijadikan objek penelitian. Ketiga, para penyelia yang turutdiwawancari memberikan konfirmasi tentang kebenaran hasil wawancara atasanalisis dengan para pekerja yang bersangkutan. Kelemahan teknik ini adalahmemerlukan waktu dan biaya yang tidak sedikit dalam hal prosesnya.

2. Pandangan pejabat senior

Salah satu teknik pengumpulan informasi yang sering digunakan dalamorganisasi mapan adalah dengan memperoleh pandangan dari dua kelompokorganisasi yaitu mereka yang dianggap senior dalam bidang pekerjaan yangdianalisis dan para atasan langsung dari para pekerja yang bersangkutan.Manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan teknik ini yaitu informasiyang dikumpulkan menjadi semakin lengkap dan memperkaya pandanganmengenai pekerjaan yang dianalisis. Kelemahan teknik ini adalah adanyaanggapan remeh dari para pejabat senior terhadap beberapa tugas.

3. Kuesioner

Keuntungan penggunaan teknik kuesioner yaitu biaya murah, jumlahresponden yang diperoleh besar, dan proses pengumpulan informasi dapatberlangsung cepat. Sebaliknya, kelemahan teknik ini adalah jawaban yangkurang lengkap, tidak akurat, dan jumlah responden yang mengembalikankuesioner yang tidak memungkinkan analisis yang sahih.

4. Catatan harian pegawai

Teknik meneliti catatan harian pegawai dapat akurat apabila parapegawai diharuskan membuat catatn harian tentang apa yang mereka kerjakandan catan harian tersebut mencakup waktu yang relatif panjang. Kelemahanteknik ini adalah adanya keengganan para pegawai mnegisi buku catatan hariankarena dipandang sebagai tugas yang tidak berhubungan dengan pekerjaannya.

5. Observasi

Observasi juga merupakan teknik yang sering digunakan yaitu denganmengamati langsung terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yangsedang dianalisis pekerjaannya. Manfaat terbesar dari penggunaan teknik iniyaitu dapat dijadikan sebagai alat verifikasi ketepatan informasi yangterkumpul melalui penggunaan teknik lainnya.

6. Penggabungan berbagai teknik

Mengingat pentingnya informasi tentang berbagai jenis pekerjaan yangdiselenggarakan dalam suatu organisasi, para analis biasanya mengunakangabungan dari berbagai teknik pengumpulan informasi. Penggabungan inidimaksudkan untuk meningkatkan mutu informasi yang terkumpul, sekaligusmengurangi beban pembiayaan.

4. Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi atau uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas, tanggungjawab, syarat-syarat kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian pekerjaanberagam dalam hal tingkat kerincian isi (Mangkuprawira, 2003).Deskripsi pekerjaan merupakan salah satu hasil utama yang disajikanoleh suatu analisis pekerjaan yang sistematis. Deskripsi pekerjaan adalah suatuuraian tertulis dari apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan. Deskripsipekerjaan dapat diasumsikan sebagai keseluruhan kajian ringkas informasipekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaannya sebagai hasil dari analisis, yangbiasanya berisi tugas pokok dari uraian tersebut. Deskripsi pekerjaan tidakmembahas masalah orang atau pekerja, tetapi masalah ruang lingkup kegiatan,fungsi dasar atau tugas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban,tanggung jawab, kriteria penilaian dan hasilnya.

Menurut Rivai (2006), uraian atau deskripsi umumnya mengemukakantentang pentingnya beberapa informasi. Informasi tersebut yaitu sebagaiberikut :

1. Nama pekerjaan

Nama pekerjaan dan informasi identifikasi lain seperti upah danklasifikasi keuntungan;

2. Ringkasan

Ringkasan satu atau dua pernyataan kalimat yang menggambarkanpenggunaan pekerjaan dan output yang diharapkan dari karyawan yangmelaksanakan;

3. Peralatan

Pernyataan singkat mengenai perlengkapan, peralatan, dan informasiyang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu secara efektif;

4. Lingkungan

Deskripsi kondisi lingkungan kerja, lokasi kerja, dan karakteristiklingkungan lain yang seperti tingkat bahaya dan kebisingan.

5. Aktivitas

Termasuk uraian tugas pekerjaan, tanggung jawab, dan tampilan perilakudalam pekerjaan. Juga menguraikan interaksi sosial yang berhubungandengan pekerjaan (sebagai contoh, ukuran kelompok kerja, tingkatkebebasan dalam melaksanakan pekerjaan).

5. Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan, sepertipengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang disyaratkan untukmelaksanakan pekerjaan. Kualifikasi yang diperlukan karyawan untukmelaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab yang digambarkan dalam uraianpekerjaan dimuat spesifikasi pekerjaan. 

6. Beban Kerja

Beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerjaperusahaan menurut jenis pekerjaannya. Apabila sebagian besar karyawan bekerjasesuai dengan standar perusahaan, maka tidak menjadi masalah. Sebaliknya, jikakaryawan bekerja di bawah standar maka beban kerja yang diemban berlebih.Sementara jika karyawan bekerja di atas standar, dapat berarti estimasi standaryang ditetapkan lebih rendah dibanding kapasitas karyawan itu sendiri.

Kebutuhan SDM dapat dihitung dengan mengidentifikasikan seberapa banyak outputperusahaan pada divisi tertentu yang ingin dicapai. Kemudian hal ituditerjemahkan dalam bentuk lamanya (jam dan hari) karyawan yang diperlukanuntuk mencapai output tersebut, sehingga dapat diketahui pada jenis pekerjaan apasaja yang terjadi deviasi negatif atau sesuai standar. Analisis beban kerja sangaterat kaitannya dengan fluktuasi permintaan pasar akan barang dan jasa perusahaansekaligus dengan pemenuhan SDM yang diperlukan untuk memenuhi permintaanpasar komoditi. Semakin tinggi permintaan pasar terhadap komoditi tertentu,perusahaan akan segera memenuhinya dengan meningkatkan produksinya. Sejalandengan itu jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan semakin banyak(Mangkuprawira, 2003).

Moekijat (2008) menyatakan bahwa prosedur yang sering digunakan untukmenentukan berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan adalah denganmenganalisis pengalaman. Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan dapatmenunjukkan volume hasil rata-rata yang dicapai oleh setiap tenaga kerja. Rataratatersebut selanjutnya dapat digunakan untuk menaksir kebutuhan tenaga kerja. 

• Work Sampling

Beban kerja dapat dihitung melalui metode work sampling. Barnesdalam Indriana (2009), menyatakan bahwa work sampling digunakan untukmengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untukbekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerjamereka, kemudian disajikan dalm bentuk persentase. Metode work samplingmengamati apa yang dilakukan oleh responden dan informasi yang dibutuhkandalam penelitian melalui metode ini adalah waktu kegiatan dan kegiatannyabukan siapa yang melakukan kegiatan.Barnes dalam Indriana (2009) menyatakan ada tiga kegunaan utamadari work sampling diantaranya adalah :

1. Activity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktifitas danpenundaan aktifitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah denganmengukur persentase seseorang bekerja dan persentase seseorang tidakbekerja.
2. Performance Sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang digunakanuntuk bekerja, dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja.
3. Work Measurement, untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatanTahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam melakukan surveipekerjaan dengan work sampling diantaranya adalah :

1. Menentukan jenis personil yang akan diteliti,
2. Apabila jumlah personel banyak, maka perlu dilakukan pemilihan sampelsebagai subjek personal yang akan diamati,
3. Membuat formulir daftar kegiatan,
4. Melatih pelaksana peneliti mengenai tata cara pengamatan kerja denganmenggunakan work sampling. Petugas pelaksana sebaiknya mempunyailatar belakang pendidikan yang sejenis dengan subjek yang akan diamatiuntuk mempermudah dalam proses pengamatan. Setiap pelaksanapeneliti mengamati 5-8 personel yang sedang bekerja,
5. Pengamatan dilakukan dengan interval 2-15 menit tergantungkarakteristik pekerjaan. Makin tinggi tingkat mobilitas pekerjaan yangdiamati maka semakin pendek waktu pengamatan. Semakin pendek jarakpengamatan maka semakin banyak sampel pengamatan yang dapatdiamati oleh peneliti, sehingga akurasi penelitian menjadi semakinakurat. Pengamatan dilakukan selama jam kerja. Apabila jenis tenagayang diteliti berfungsi selama 24 jam maka pengamatan dilaksanakansepanjang hari.

7. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja

Menurut Moekijat (2008) jumlah tenaga kerja yang diperlukan untukmenyelesaikan suatu jabatan dapat ditentukan yaitu pertama-tama denganmenentukan jumlah waktu yang sunguh-sungguh diperlukan untuk menyelesaikanjabatan. Waktu tersebut diperoleh berdasarkan studi waktu dan gerak. Kemudianlangkah berikutnya dengan menentukan persentase dari waktu yang dipergunakanuntuk kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan tetapi bermanfaat bagiorganisasi, waktu untuk menghilangkan kelelahan, dan waktu untuk keperluanpribadi. Masing-masing waktu tersebut kemudian dijumlahkan sehingga diperolehjumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Selanjutnya, jumlahwaktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan dibagi jumlah waktu yangdisediakan untuk menyelesaikan jabatan tersebut. Hasil pembagian dikalikandengan satu orang sehingga diperoleh jumlah tenaga kerja yang diperlukan.

Penentuan jumlah tenaga kerja yang lebih tepat dapat dilakukan denganmenambahkan jumlah tenaga kerja yang telah dihitung dengan persentase tertentuatau persentase kelonggaran. Persentase ini menunjukkan besarnya kelonggaranyang dapat diterima akibat ketidakhadiran pegawai karena alasan sakit,meninggal, dan alasan-alasan lainnya.

Metode lain yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenagakerja yaitu melalui perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerjaseperti yang terdapat dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur NegaraNomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan KebutuhanPegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi PegawaiNegeri Sipil. Perhitungan dapat dilakukan melalui metoda umum yaituperhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yangbelum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi Pembina. Perhitungankebutuhan pegawai dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar datapegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yangdipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yangtersusun rapi. Jumlah kebutuhan pegawai dihitung dengan mengidentifikasi bebankerja melalui beberapa pendekatan yaitu hasil kerja, objek kerja, peralatan kerja,tugas per tugas jabatan.

1. Pendekatan Hasil Kerja

Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan pendekatanhasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja darihasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanyafisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir.

Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatanyang hasil kerjanya hanya satu jenis. Informasi yang diperlukan dalammenggunakan metode ini adalah wujud hasil kerja dan satuannya, jumlah bebankerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai, dan standarkemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.

2. Pendekatan Objek Kerja

Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalampelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang bebankerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh,Dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan Dokter adalah pasien.

Banyaknya volume pekerjaan Dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pasien.Pendekatan melalui metode ini memerlukan informasi tentang wujud objek kerjadan satuan, jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang harusdilayani, standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.

3. Pendekatan Peralatan Kerja

Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode inidigunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatankerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhanoperasional kendaraan yang harus dikemudikan. Adapun informasi yangdiperlukan dalam metode ini adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukanuntuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan, dan rasiojumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK).

4. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan

Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai padajabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasilkerja dalam jabatan banyak jenisnya seperti yang terdapat pada pekerjaanpengadministrasian umum. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitungdengan metoda ini adalah uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas,waktu penyelesaian tugas, dan jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata.

8. Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil

Dalam perencanaan kepegawaian, di lingkungan pemerintah pun, perlu dilaksanakan analisis jabatan. Melalui analisis jabatan akan diperoleh diperoleh data/informasi tentang jabatan sebagai dasar penyusunan formasi, penerimaan, seleksi, penempatan, pengembangan dan penilaian. Dua hal penting yang harus diperhatikan dalam penyusunan kebutuhan PNS adalah formasi dan Analisis jabatan.

1. Formasi

1. Penetapan dan Tujuan Formasi

Formasi PNS diatur dalam PP No. 97 Tahun 2000 sebagaimana telah diubah dengan PP No. 54 Tahun 2003. Berdasarkan Peraturan Pemerintah tersebut, Formasi adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Penetapan formasi bertujuan agar satuan-satuan organisasi Pemerintah/Negara mempunyai jumlah dan mutu PNS yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi.

Formasi PNS Pusat adalah formasi bagi PNS yang bekerja pada suatu satuan organisasi Pemerintah Pusat. Formasi PNS Pusat untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh MENPAN, setelah mendapat pertimbangan Kepala BKN berdasarkan usul dari Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat. Dalam penetapan formasi ini harus mendapat pertimbangan Menteri Keuangan.

2. Pokok-pokok dalam Penyusunan Formasi

• Dasar Penyusunan Formasi, Dalam penyusunan formasi, yang menjadi dasar pertimbangan adalah: (a) jenis pekerjaan; (b) sifat pekerjaan; (c) perkiraan beban kerja; (d) perkiraan kapasitas pegawai; (e) kebijakan pelaksanaan pekerjaan; (f) jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat; (g) peralatan yang tersedia.
• Sistem Penyusunan Formasi, Penyusunan formasi dilaksanakan melalui dua sistem, yaitu: (a) sistem sama, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan tidak memperhatikan besar kecilnya beban kerja. (b) Sistem ruang lingkup, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas PNS berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dipikulkan pada unit organisasi itu.
• Kebutuhan Pegawai, Untuk mengetahui kebutuhan pegawai, analisis jabatan dilakukan sebagai dasar penyusunan formasi. Melalui analisis ini dapat digambarkan secara konkrit jumlah dan kualitas PNS yang diperlukan oleh suatu unit organisasi untuk melaksanakan tugasnya secara berdaya guna dan berhasil guna.
• Anggaran Belanja Negara, Penetapan formasi PNS bagi suatu organisasi pada akhirnya sangat ditentukan oleh tersedianya anggaran. Oleh karena itu walaupun suatu formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan yang ditetapkan menjadi kebutuhan pegawai, akan tetapi menjadi pertimbangan yang paling mendasar adalah kemampuan anggaran yang tersedia.

2. Analisis Jabatan

Dalam penempatan PNS pada jabatan yang tepat dalam susunan organisasi, terlebih dahulu harus diketahui mengenai informasi tentang tugas fungsi dan beban kerja organisasi tersebut. Informasi tersebut hanya dapat diketahui melalui hasil analisis jabatan. Analisis jabatan adalah proses untuk menguraikan data dan informasi tentang jabatan yang kesemuanya itu diperlukan sebagai bahan penyusunan formasi pegawai, meliputi jumlah dan kualitas yang dibutuhkan.

Analisis jabatan bertujuan untuk mengetahui data/informasi guna menetapkan : (a) kuantitas dan kualitas PNS yang diperlukan dalam suatu organisasi; (b) pengembangan kompetensi PNS melalui pendidikan dan pelatihan; (c) evaluasi jabatan; (d) penilaian pelaksanaan pekerjaan; (e) promosi dan/atau pemindahan; serta (f) pengembangan kinerja organisasi. Dengan diperolehnya data dan informasi hasil analisis jabatan diharapkan perencanaan kepegawaian dapat dilaksanakan secara efektif.

9. Tinjauan Studi Terdahulu

Lituhayu (2008) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja danKinerja Karyawan (Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo InternasionalJakarta, menyatakan bahwa permasalahan beban kerja yang terjadi pada karyawanPT. Lerindo Internasional antara lain : jumlah karyawan yang masih belum cukupuntuk menangani pekerjaan yang ada (khususnya pada divisi Operation, Sales,dan HR), gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja,kurangnya pelatihan bagi karyawan, pendistribusian pekerjaan yang kurang baikserta beban kerja karyawan yang belum sesuai (khususnya pada divisi Operation,Sales, dan HR).

Berdasarkan hasil analisis persepsi beban kerja pada penelitian tersebut,terdapat perbedaan beban kerja pada masing-masing divisi di perusahaan. Divisisupport memiliki total beban kerja yang paling rendah daripada divisi lainnya, dandivisi operation memiliki total beban kerja yang paling tinggi diantara divisilainnya. Kemudian, berdasarkan hasil perhitungan jumlah total karyawan yangefisien pada Head Office PT. Lerindo Indonesia diperoleh jumlah sebanyak 38orang. Jumlah karyawan efisien pada divisi Finance dan Accounting sebesar tujuhorang, divisi HRD sebesar enam orang, divisi Operation sebesar sepuluh orang,divisi Sales sepuluh orang dan divisi Support sebesar lima orang.

Kinerja karyawan secara rata-rata dinilai sudah baik berdasarkan hasilanalisis persepsi karyawan sebagai responden. Kinerja yang baik tersebut meliputi: cara penyelesaian kerja, kesesuaian kualitas dan kuantitas pekerjaan denganstandar dan kompetensi, kemampuan adaptasi, bekerja sama, kesadarankeselamatan kerja, pelayanan yang diberikan, produktivitas dan absensi.

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Efektif tidaknya suatu organisasi sangat tergantung pada kemampuan SDM yang ada di dalamnya. Dengan kata lain, kapasitas SDM yang ada dalam suatu organisasi lah yang akan mampu mengarahkan organisasi pada pencapaian tujuan.

Keberadaan SDM yang kapabel tentu tidak terlepas dari upaya untuk mendapatkan SDM yang kapabel tersebut. Salah satu langkah mendasar yang harus dilakukan oleh setiap organisasi, untuk mendapatkan SDM yang tepat jumlah dan tepat kualitas adalah analisis jabatan. Pengabaian terhadap analisis jabatan akan membuat organisasi mengalami kerugian. Kerugian yang dimaksud dalam hal ini tidak janya berupa inefisiensi anggaran, akan tetapi jug pada kualitas layanan yang diberikan.

DAFTAR PUSTAKA

Hariandja, M.T.E. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai. Jakarta: Grasindo.

Hasibuan, M.S.P. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

Keputusan MENPAN Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 Tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi PNS.

Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.

Pynes, J.E. 2004. Human Resources Management for Public and Nonprofit Organizations (Second Edition). San Francisco: Jossey Bass.

Sofyandi, H. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Wursanto. 1991. Manajemen Kepegawaian 1. Yogyakarta: Kanisius.

Yuniarsih Tj dan Suwatno. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Teori, Aplikasi dan Isu Penelitian. Bandung: Alfabeta.